Privacybeleid

Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens

CRM8 is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in dit privacybeleid worden beschreven. Dat betekent dat CRM8 bepaalt waarom en hoe deze gegevens worden verwerkt.

Wij hebben geen wettelijke verplichting om een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen. Voor alle privacyvragen kun je terecht via de contactgegevens hierboven.

Reikwijdte van dit beleid

Dit privacybeleid geldt voor de persoonsgegevens die CRM8 verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke, waaronder:

• gegevens van bezoekers van de website crm8.app;
• gegevens van (contactpersonen en gebruikers van) klanten en van geïnteresseerden;
• gegevens die je met ons deelt via contact, support of het aanmaken van een account.

Belangrijk onderscheid. Wanneer een klant CRM8 gebruikt en daarin gegevens van zijn eigen relaties, leads of contacten opslaat, verwerkt CRM8 die gegevens namens de klant. In dat geval is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en is CRM8 verwerker. Op die verwerking is niet dit privacybeleid van toepassing, maar de verwerkersovereenkomst. Ben je zo’n betrokkene en wil je je gegevens inzien of laten verwijderen, richt je verzoek dan tot de organisatie die CRM8 gebruikt.

Welke persoonsgegevens wij verwerken

Afhankelijk van je relatie met CRM8 verwerken wij de volgende categorieën persoonsgegevens:

Account- en contactgegevens

• naam, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer;
• bedrijfsnaam, functie en, waar relevant, KvK- en btw-gegevens;
• inloggegevens en accountinstellingen.

Betaal- en factuurgegevens

• factuuradres en btw-gegevens;
• abonnement, transactie- en betaalstatus. Betalingen worden afgehandeld door onze betaaldienstverlener; wij bewaren zelf geen volledige kaart- of rekeninggegevens.

Gebruiks- en apparaatgegevens

• gegevens over je gebruik van de dienst en de website, zoals loggegevens, IP-adres, apparaat- en browserinformatie en tijdstippen van toegang;
• gegevens die via cookies en vergelijkbare technieken worden verzameld (zie het cookiebeleid).

Communicatie- en supportgegevens

• de inhoud van je correspondentie met ons en de gegevens die je bij een support- of contactverzoek verstrekt.

Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde doeleinden en op een van de wettelijke grondslagen uit de AVG:

Verwerken wij gegevens op basis van een gerechtvaardigd belang, dan maken wij steeds een afweging tussen onze belangen en jouw privacy. Verwerken wij op basis van toestemming, dan kun je die te allen tijde intrekken.

Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, of zolang een wettelijke bewaarplicht dat vereist.

• Account- en klantgegevens: gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna een redelijke termijn, waarna wij de gegevens verwijderen of anonimiseren.
• Facturen en financiële administratie: zeven jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht.
• Gegevens van geïnteresseerden en prospects: tot de relatie eindigt of je bezwaar maakt, en daarna niet langer dan nodig.
• Log- en beveiligingsgegevens: gedurende een beperkte periode voor beveiliging en probleemoplossing.
• Cookiegegevens: volgens de termijnen in het cookiebeleid.

Delen met derden en sub-verwerkers

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij delen persoonsgegevens uitsluitend als dat nodig is voor de hierboven genoemde doeleinden, met:

• Sub-verwerkers die diensten voor ons leveren, waaronder partijen voor hosting en dataopslag, betaalverwerking, telefonie, e-mailbezorging en AI-functionaliteit. Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten.
• Adviseurs en dienstverleners zoals onze accountant, voor zover noodzakelijk.
• Bevoegde instanties, als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
• Een overnemende partij, in het kader van een fusie, overname of reorganisatie.

Wij schakelen sub-verwerkers zorgvuldig in en verstrekken hun niet meer gegevens dan nodig. Een actueel overzicht van de categorieën en namen van onze sub-verwerkers is op aanvraag beschikbaar via privacy@crm8.app.

Doorgifte buiten de EER

Wij verwerken persoonsgegevens bij voorkeur binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Sommige sub-verwerkers, bijvoorbeeld voor bepaalde AI- of clouddiensten, kunnen gegevens buiten de EER verwerken. In dat geval zorgen wij voor passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses), aangevuld met aanvullende maatregelen waar nodig. Een kopie van de gehanteerde waarborgen is op aanvraag beschikbaar.

Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en tegen onrechtmatige verwerking. Denk aan versleuteling van gegevens in transport, toegangsbeveiliging, logische scheiding van klantomgevingen, back-ups en het beperken van toegang tot medewerkers die deze nodig hebben. Een uitgebreider overzicht van de maatregelen staat in de verwerkersovereenkomst.

Cookies

De website en de dienst gebruiken cookies en vergelijkbare technieken. Noodzakelijke cookies gebruiken wij zonder toestemming; voor niet-noodzakelijke cookies vragen wij vooraf je toestemming. Lees hierover meer in ons cookiebeleid.

Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

• Inzage in de persoonsgegevens die wij van je verwerken;
• Rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• Verwijdering van je gegevens (“recht op vergetelheid”);
• Beperking van de verwerking;
• Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en tegen direct marketing;
• Dataportabiliteit: het ontvangen van je gegevens in een gangbaar formaat;
• Intrekken van toestemming, zonder dat dit afbreuk doet aan eerdere verwerkingen.

Je kunt een verzoek indienen via privacy@crm8.app. Wij kunnen je vragen je identiteit aan te tonen en reageren in beginsel binnen één maand. Ben je een betrokkene van wie de gegevens door een klant in CRM8 zijn opgeslagen, richt je verzoek dan tot die klant (zie de sectie Reikwijdte).

Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functies of gewijzigde regelgeving. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van laatste wijziging. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij je waar dat redelijk is ook actief.

Contact en klachten

Heb je een vraag of een klacht over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, neem dan contact op via privacy@crm8.app. Wij helpen je graag.

Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.